Junio 1, 2021
En tiempos recientes han aparecido una serie de tecnologías de la información que han permitido el acceso, la gestión y el uso de la información y el conocimiento en formas nunca antes conocidas. Al mismo tiempo, la evolución del mercado de estas tecnologías ha terminado permitiendo que sus costos sean actualmente accesibles para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas.
En este nuevo escenario económico presidido por la globalización de los mercados y una nueva cultura de la competitividad, las empresas diseñan nuevas políticas de alianzas y de cultura organizativa que puedan servir de estrategia de adaptación a ese nuevo y cambiante entorno. Los activos intangibles –y no sólo los materiales– de las empresas comienzan a entenderse como ese valor añadido que puede garantizar el correcto funcionamiento y la supervivencia de las mismas en los mercados globalizados.
Dentro de esta nueva perspectiva económica, emerge con fuerza la automatización de la gestión de los procesos, tanto administrativos como técnicos, la cual podemos definir como el uso de la tecnología para ejecutar tareas o procesos que requieren inmediatez y seguridad para el funcionamiento óptimo de una empresa. Integra aplicaciones de software, personal y procesos de flujo de trabajo en un todo integrado con la finalidad de incrementar la productividad y reducir los errores.
En una empresa, la automatización consiste en diseñar procesos denominados flujos de trabajo o workflows con el fin de usar la capacidad de los sistemas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente realizadas por seres humanos, pudiendo ser controladas, corregidas y visibles a través de dichos flujos. La automatización de los procesos administrativos y técnicos es cada vez más común en el mercado, principalmente debido a su contribución comprobada en la disminución de costos, errores y tiempos; con el consiguiente incremento de la eficiencia y control total del proceso.
Lejos de ser una moda para las grandes empresas, la automatización de sus procesos operativos pasó a ser un factor determinante en su crecimiento. En este nuevo escenario económico presidido por la globalización de los mercados y una nueva cultura de la competitividad, se vuelve imperativa su implementación tanto en pequeñas como en medianas empresas para su funcionamiento operativo al diseñar nuevas políticas de alianzas y de cultura organizativa que puedan servir de estrategia de adaptación a ese nuevo y cambiante entorno. Este activo intangible -no sólo material- de las empresas comienza a entenderse como ese valor añadido que puede garantizar el correcto funcionamiento y la supervivencia de las mismas en la llamada “nueva economía”.
Son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos propios de una organización o empresa. ECM cubre la gestión de la información en todo el ámbito de la empresa, si la información se presenta en forma de un documento en papel, un archivo electrónico, un flujo de impresión de base de datos o incluso un correo electrónico.
Permite automatizar tareas repetitivas sin la intervención de una persona. Este tipo de herramientas emulan las acciones de una persona interactuando con una aplicación para cumplir con un objetivo. Las tareas que se pueden automatizar son muchas, por ejemplo cargar información en una aplicación, procesar un email, realizar cálculos complejos, entre otras. Es común que sea utilizada por áreas de negocio como administración, suministros, finanzas, etc. RPA busca la automatización de un proceso de negocio que se caracteriza por ser repetitivo y su fin último es lograr la ejecución de un proceso o tarea de manera eficaz y eficiente.
O flujo de trabajo en español, es un conjunto de actividades relacionadas, que son completadas en un determinado orden para alcanzar un objetivo de la organización. Estas actividades, o tareas, son realizadas por los llamados “participantes” del proceso, que pueden ser humanos o no (en ese caso, pueden ser software, máquinas, etc.). Si bien un workflow puede ser completamente realizado en forma manual, este se puede automatizar aprovechando la tecnología disponible.
Se pueden enumerar múltiples ventajas derivadas de la implementación de la automatización de procesos administrativos, esto genera réditos tanto a corto como a largo plazo.
Dentro de los beneficios a la organización se incluyen: mayor eficiencia, control total de los procesos y reducción de costos.
Otro de los beneficios es evitar que la información se comparta a través de correo electrónico, archivos Word, Excel y documentos en papel lo cual entorpece el proceso. Reduce los errores humanos que ordinariamente se pueden ocasionar al realizar las tareas al intercambiar información mediante correo y documentos.
Recibir notificaciones o alertas automáticas de lo que pasa o deja de pasar en cualquier punto del proceso. Esto permite llevar un control y seguimiento del proceso en todo momento y de forma detallada y completa de las tareas desempeñadas, beneficiando el análisis de datos y evitando que se pierda la pista durante todo el proceso.
Ahorro de costos de insumos en papel, tecnología y espacio disponible; evita la necesidad de los servidores internos para almacenar la información en el ordenador de cada empleado.
La automatización de procesos permite que las organizaciones puedan diseñar, ejecutar, observar, supervisar y mejorar continuamente los procesos de negocios, lo que hace que sea uno de los beneficios más poderosos en cuanto a ventajas competitivas de una empresa.
Para llevar a cabo la implementación de esta nueva gestión automatizada de procesos se procede estratégicamente mediante distintas fases secuenciales, las cuales pueden ser resumidas en tres: fase de análisis, fase de diseño y fase de implementación:
En esta fase se realiza una auditoría previa que nos brinde información de los recursos operativos de la organización para posteriormente identificar las necesidades específicas de la empresa y sus objetivos organizacionales. En esta fase se realiza una auditoría con el fin de identificar con qué información cuenta y que conocimiento precisa esta organización para lograr sus objetivos.
En esta fase se realizan distintas operaciones que juegan un papel en la implantación de un programa de gestión automatizada en una organización: planificación del proceso; diseño conceptual de los recursos y diseño de la estructura.
Una vez cubiertas con éxito las fases de análisis y de diseño, la implantación del programa de automatización de los procesos administrativos entra en su última etapa: la fase de implementación.
En la generación y el seguimiento de campañas; en la elaboración de propuestas y cotizaciones; para una gestión de oportunidades comerciales; y en el desarrollo de nuevos productos.
En facturación, cobranza, compras, pago a proveedores, pago de nómina, control de gastos, viáticos, etc.
En un plan de producción; para la solicitud de insumos o materias primas; en la logística.
Para reclutamiento y selección; alta y contratación; movimientos de personal; desarrollo de personal.
Del contacto del cliente hasta el pedido; del pedido al cobro; de la compra al pago; de la detección a la resolución de incidentes y problemas; en la logística (procesamiento de pedidos).
Es cada vez es más común en el mercado, principalmente debido a su contribución comprobada para la disminución de costos, en el incremento de la eficiencia y en el aumento de la seguridad.
En TecDigitalTI ofrecemos y garantizamos la solución a la automatización de procesos en todas las áreas de trabajo haciendo más eficiente el flujo de trabajo mediante tecnología de gestión empresarial.