Junio 2, 2021
Mientras tu empresa progresa desde una start-up hacia un negocio establecido, el volúmen de tus documentos en papel crece exponencialmente, y ese papeleo almacenado ocupa espacio y es difícil de manejar. Una solución es digitalizar todo: puedes utilizar técnicas de conversión digital para convertir todos tus documentos en papel a una versión electrónica los cuales serán resguardados ya sea en un servidor o en la nube. Esto permitirá el manejo de los documentos de forma más eficiente, sin el peligro de dañarlos o perderlos, evitando así el daño a la credibilidad de tu empresa.
Veremos por qué es importante la digitalización en la gestión documental de tu empresa; cuál es la forma de clasificarlos y qué ventajas brinda en términos de competitividad y eficiencia.
En documentos de texto o de imagen, “digitalizar” se refiere a la conversión de un soporte físico en una copia digital, usualmente por medio de escaneo o de otro proceso de captura de imágenes. El escaneo de documentos, también llamado escaneo de imágenes, es el proceso de capturar la imagen de los documentos en papel y transformarlos a formato digital mediante un software de conversión para su uso posterior o para archivarlos y disponer de ellos cuando sean requeridos. Esta conversión digital permite que los documentos puedan ser buscados mediante el uso de palabras clave. ¿Por qué es importante la digitalización de documentos?
Como dueño de una empresa mediana o pequeña que opera con un presupuesto limitado es menester cortar gastos redundantes. Depender de manejar manualmente los documentos y buscar entre una vasta cantidad de papel puede resultar en pérdida de la productividad, al igual que requerir espacio adicional para archivar ese papel de forma segura, lo cual resulta en un aumento del gasto.
La digitalización de documentos evita estos potenciales problemas al mismo tiempo que ayuda a la operatividad de tu empresa con el beneficio de ahorros monetarios a largo plazo. Puedes contratar el servicio de gestión de todos los documentos de tu empresa, lo cual consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos, ya sean papel, microfilms, planos, mapas, etc. Además de ahorrar espacio físico, la digitalización de documentos los hace más seguros ya que se pueden almacenar con un candado de seguridad para ser sólo lectura, decidir a quién otorgar permiso de acceso y encriptar la información.
Los archivos digitalizados son además fáciles de acceder y de navegar, brindando una mejor calidad de servicio al cliente, aumento de la productividad, mayor rapidez en la recuperación de información relevante, y tranquilidad en el manejo de documentos que se pudieran dañar si se manipulan en formato físico.
Si tienes documentación importante, tal como reportes financieros, puedes ocultar cierta información de los archivos digitales después de que los papeles han sido escaneados. Después de ser escaneados y almacenados para empleo o edición, las versiones en papel pueden ser destruidas con excepción de aquellos documentos requeridos para cuestiones legales.
Existen muchas ventajas en digitalizar los documentos de tu empresa. Entre las beneficios podemos encontrar:
Es más rápido compartir documentos que han sido digitalizados que enviarlos vía correo electrónico, fax o entregarlos en persona. También se agiliza el proceso de envío de documentos lo cual mejora la eficiencia, la productividad y los tiempos. Esto permite que varias personas y múltiples departamentos accedan al mismo documento y trabajen en él simultáneamente y así incrementar el ahorro del tiempo en el proceso de colaboración.
Los documentos escaneados permiten el almacenamiento digital de los archivos los cuales pueden ser resguardados o protegidos en servidores remotos bajo protocolos con altos niveles de seguridad. Además, a diferencia de los archivos físicos, no existe riesgo de perder o traspapelar documentos digitales. Y es posible archivar y almacenar los documentos digitales en forma estructurada.
El escaneo permite que la información sea capturada a partir de archivos de papel. Esta puede ser leída desde a partir de códigos de barra, códigos QR, etc. Esto permite que la información sea transformada para su uso mediante programas de administración de negocios.
Puedes acceder a los documentos digitalizados mediante unos pocos clics, lo que significa que ya no es necesario buscar entre torres de documentos de papel o el tener un almacén dedicado a resguardar dichos papeles o la copia de dichos documentos en caso de extravío.
Algunas industrias tienen normas estatutarias que en su regulación indican que ciertos documentos sean mantenidos en forma digital. Esto se logra mediante la digitalización a bajo costo.
El escaneo de documentos reduce drásticamente el uso de papel, mejorando así el medio ambiente. En consecuencia, hay ahorro de dinero tanto en papel como en máquinas impresoras y en trituradoras de papel usadas para la eliminación de documentos.
Todos los documentos escaneados pueden ser subidos a la nube y de ahí pueden ser accesados o compartidos en línea. Esto significa que cualquier persona con la debida autorización puede leer o modificar los documentos en cualquier ubicación y en cualquier momento.
El escaneo de documentos regularmente consiste en el registro digital de imágenes provenientes de documentos físicos. Sin embargo, este tipo de escaneo no es muy útil porque se trata simplemente de imágenes digitales, lo único que se puede hacer con ellas es visualizarlas. Un servicio de digitalización efectivo ayuda a aumentar la funcionalidad de estas imágenes al añadirles los siguientes atributos:
Si se va a empezar a digitalizar el total de los documentos se puede realizar una lista de prioridad que contenga los siguientes tipos de documentos:
Después de escanear los documentos y transferirlos a un formato digital el siguiente paso es asignarles un sistema de clasificación para que esté disponible para lectura o edición.
La preservación digital de los documentos requiere una gestión y administración activa para asegurar la continua integridad y accesibilidad del contenido de cualquier archivo ya sea en texto o en imágenes, evitando que se vuelva obsoleto debido a las modificaciones que sufren los formatos digitales.
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