Gestión Documental Automática

Las Ventajas de la Gestión Documental Automática

Los sistemas de gestión de documentos suponen un gran ahorro de tiempo para empleados y directivos, pero ¿qué se consigue cuando no se utiliza uno? Puede perder horas de su día buscando archivos que podrían haber sido escaneados y digitalizados. El uso de un software de gestión documental automatizado en su empresa tiene muchas más ventajas que inconvenientes. 

Los sistemas de gestión documental automática cambian las reglas del juego para los empleados y los directivos. Ahorran mucho tiempo al saber siempre dónde están toda su documentación, lo que significa menos horas perdidas buscando en archivos que podrían haber sido escaneados hace tiempo. 

Pero cuando no se utilizan, es como vivir en la Edad de Piedra del almacenamiento de documentos. Si hubiera una forma de hacer retroceder el tiempo en las empresas sin estos programas… todos lo haríamos inmediatamente; estamos seguros de que todavía se encuentran perdiendo preciosos minutos cada día buscando documentos extraviados o perdidos.

Afortunadamente, gracias a estos sistemas las empresas pueden finalmente decir adiós a sus viejos archivadores.

Sistema de gestión automática de documentos

¿Qué es un sistema de control de documentos?

Un sistema de control de documentos es un proceso dinámico y necesario que garantiza que todos los documentos de una organización sean seguros, precisos y estén actualizados. Esto asegura que la productividad de su negocio o empresa se mantenga alta sin perder tiempo debido a errores causados por información obsoleta.

Estas son algunas de sus ventajas:

  • Evita que los errores causados por datos anticuados entorpezcan y hagan más tardada la búsqueda de datos; este es uno de los beneficios más importantes de esta práctica.
  • Le da seguridad y credibilidad de la empresa ya que garantiza el cumplimiento de la búsqueda y almacenamiento de la información.
  • Mejora del flujo de caja gracias a un acceso más rápido a los archivos.
  • Informes de gestión con cifras de inventario actualizadas en tiempo real que reducen la necesidad de introducir datos manualmente.
  • El escaneo automático de recibos elimina los documentos perdidos o extraviados; esto reduce el riesgo al disminuir los posibles daños asociados a los errores humanos al introducir la documentación manualmente en los programas de software utilizados en todo el ciclo de operaciones de su organización.

 

Procesos de manejo de documentación

La gestión automática de documentos es una forma práctica de mantener la oficina organizada. Este es un proceso que combina el escaneo y la clasificación de cada documento, para que la información más importante pueda ser encontrada rápidamente. 

Los programas de administración automática de documentos permiten a los trabajadores de cualquier nivel dentro de una organización, ya sea grande o pequeña, acceder a todos los datos pertinentes de la empresa sin tener que perder tiempo buscando entre montones de papel, dispersos por todas partes entre sus escritorios y archivadores.

En los últimos años, cada vez son más las personas que adoptan la gestión digital de documentos. No es sólo para las empresas o aquellos que tienen una formación técnica; los beneficios se extienden a individuos de todos los ámbitos de la vida.

Control de documentos en una empresa

Control de documentos en una empresa.

Una empresa con un sistema de gestión y control de documentos totalmente automatizado tendrá más facilidad para dirigir su negocio. El personal puede dedicar más horas de trabajo a otras tareas, como la interacción con los clientes cara a cara o la gestión de tareas administrativas como el archivo de facturas para su pago. 

Esto se debe a que todo el trabajo en papel se ha digitalizado en archivos electrónicos que se almacenan de forma segura en una base de datos en la nube. Esto hace más fácil el acceder a y mantener el orden de estos documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, sin preocuparse de perder información y registros importantes entre las caídas de los ordenadores domésticos o las interrupciones de la red. 

También se ahorra dinero, ya que se eliminan los costes de impresión asociados a la realización de copias de cada registro, de forma manual, a través de costosas máquinas fotocopiadoras. Asimismo, se eliminan las necesidades del uso de espacio físico en almacén, mediante el almacenamiento de los documentos digitales en lugar de los físicos, los cuales pueden ocupar un valioso espacio en la oficina.

Conclusiones

La gestión automática de documentos es más que una ventaja para las empresas: es una necesidad de gran importancia. Esta tecnología facilita el almacenamiento y organización de datos, reduce el riesgo de errores humanos y agiliza los procesos al reducir el tiempo dedicado a trasladar los documentos de un lugar a otro. Todo esto hace que su empresa ahorre dinero en tiempos de proceso y espacio físico en almacén. 

Para saber más sobre cómo podemos ayudar a su empresa a transformar, automatizar y optimizar su gestión de documentos, llámanos hoy mismo al (55) 7691 6131 o contáctenos por correo electrónico.